Ένας οδηγός για την οικοδόμηση μιας διεργασίας Winning Remote Employee Onboarding

Εικονογράφηση από την απώλεια της Abbey μέσω του Instagram

Είναι το όνειρο - μην περάσετε ξανά μια δεκάρα στο χώρο γραφείων ξανά. Δεν υπάρχουν πλέον υπερβολικά ενοίκια σε "επιθυμητές" πόλεις και όχι περισσότερες πολυετείς μισθώσεις. Είναι ένα προνόμιο που δεν μπορούν να επωφεληθούν όλοι οι εργαζόμενοι ή οι επιχειρήσεις (δεν μπορείτε να εργάζεστε εξ αποστάσεως στην υπηρεσία τροφίμων, για παράδειγμα), αλλά τα οφέλη είναι απίστευτα αν είστε σε θέση να το κάνετε σωστά. Και η ιδέα της λειτουργίας μιας απομακρυσμένης επιχείρησης ήταν για λίγο. Ενώ η αυξανόμενη πανδημία COVID-19 επιτάχυνε γρήγορα την απομακρυσμένη κίνηση εργασίας. Εταιρείες όπως το Shopify και το Twitter ήταν μερικοί από τους πρώτους που ξεκίνησαν μια αυστηρή δουλειά από την πολιτική στο σπίτι ως μια προσπάθεια να ισοπεδώσουν την καμπύλη.

Η εταιρεία μου, Bloom, έχει απομακρυνθεί και δεν είμαστε μόνοι. Με μια παγκόσμια πανδημία που εξελίσσεται από την ώρα και νέες προσλήψεις προγραμματισμένες να ξεκινήσουν γνωρίζω ότι οι επιχειρήσεις που αντιμετωπίζουν άνευ προηγουμένου περιόδους προσαρμόζονται σε νέους κανονικούς. Παρά τη νέα μας κανονική (για τώρα) - έχετε μια μεγάλη ευκαιρία μπροστά σας. Η πρώτη σειρά εργασιών; Βεβαιωθείτε ότι η επιβίβαση των εργαζομένων είναι βιώσιμη σε έναν απομακρυσμένο κόσμο. Τα πράγματα είναι πολύ διαφορετικά, όταν δεν μπορείτε να βασιστείτε σε περιβάλλον κεντρικού γραφείου.

Εδώ είναι τι πρέπει να προσέξουμε:

Εφαρμογή διαδικασιών από απόσταση

Προτού αλλάξετε τις λεπτομέρειες επιπέδου επιφάνειας, βεβαιωθείτε ότι τα υποκείμενα επιχειρησιακά συστήματα υποστηρίζουν την απομακρυσμένη onboarding.

Αποκτήστε τα κατάλληλα εργαλεία επικοινωνίας και συνεργασίας

Όταν δεν έχετε γραφεία, αίθουσες συσκέψεων και σνακ, η τεχνολογία μπορεί να είναι ένας μεγάλος χώρος επικοινωνίας και συνεργασίας:

  • Γενική επικοινωνία και επικοινωνία 1 σε 1: Χαλαρή.
  • Συναντήσεις: Ζουμ ή UberConference.
  • Κοινή χρήση αρχείων: Google Drive, κουτί, Dropbox, έννοια ή ένα intranet.

Δημιουργήστε ένα έγγραφο «πώς δουλεύουμε»

Επειδή δεν μπορείτε να παρατηρήσετε ροή γραφείου σε απομακρυσμένο εργασιακό περιβάλλον, οι εργαζόμενοι πρέπει να δουν τις προσδοκίες εργασίας ασπρόμαυρες.

Στο έγγραφο "πώς εργαζόμαστε", συμπεριλάβετε:

  • Ποια εργαλεία χρησιμοποιείτε για διαφορετικούς σκοπούς.
  • Αναμενόμενα ωράρια εργασίας και ζώνες ώρας.
  • Ετικέτα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μετά από ώρες εργασίας.
  • Αναμενόμενοι χρόνοι απόκρισης για ορισμένους τύπους επικοινωνιών.
  • Πώς να παραδώσετε προϊόν εργασίας (αυτό θα είναι διαφορετικό ανάλογα με το τμήμα ή τον τύπο εργασίας).
  • Ποιος μπορεί να ζητήσει βοήθεια σχετικά με τεχνικά θέματα (προβλήματα σύνδεσης, θέματα λογαριασμού, ζητήματα χρηστικότητας κ.λπ.).
  • Οτιδήποτε κάνετε για την ομαδική / ομαδική οικοδόμηση ουσιαστικά ή προσωπικά.

Προγραμματίστε εβδομαδιαία check-in για νέες προσλήψεις

Εάν δεν κάνετε εβδομαδιαία check-in με όλους τους υπαλλήλους, τότε τουλάχιστον βεβαιωθείτε ότι έχετε ένα για νέες προσλήψεις που έχουν κλείσει με τους διευθυντές τους ή έναν ανώτερο ηγέτη. Το καλύτερο ρυθμό που έχουμε δει είναι εβδομαδιαίο για τις πρώτες 8-10 εβδομάδες του χρόνου ενός νέου υπαλλήλου με την εταιρεία σας. Τώρα, δεν ξέρω ότι όλοι αγαπούν να βλέπουν τον εαυτό τους στο βίντεο, αλλά προσπαθούν να κάνουν αυτές τις συνομιλίες μέσω βίντεο. Αυτές οι συνομιλίες πρέπει να είναι ακριβώς αυτό: συνομιλίες. Μην εστιάζετε πάρα πολύ στη δουλειά και αντ 'αυτού χρησιμοποιήστε το χρόνο για να γνωρίσετε ο ένας τον άλλο - τόσο την εργασία όσο και τη ζωή.

Καλωσορίστε τους ανθρώπους σας σωστά

Δεδομένου ότι η νέα σας μίσθωση θα είναι απομακρυσμένη και συχνά φορές από μόνη της δεν μπορείτε να καλωσορίσετε τις νέες προσλήψεις σας σε μια κεντρική τοποθεσία, εδώ είναι τέσσερις τρόποι για να κάνετε τις πρώτες λίγες μέρες τους ιδιαίτερες στον εικονικό κόσμο σας:

Εικονογράφηση από την απώλεια της Abbey μέσω του Instagram

1 - Στείλτε ένα πακέτο πρώτης ημέρας στα σπίτια τους

Οτιδήποτε κανονικά παρέχετε σε έναν υπάλληλο σε ένα γραφείο, στείλτε το σε πακέτο φροντίδας στο σπίτι του εργαζομένου. Αυτό θα μπορούσε να είναι τα εξής: έναν υπολογιστή, μια οθόνη, συγκεκριμένες τεχνολογίες για τη δουλειά τους ή μια εταιρία swag. Μπορείτε ακόμη και να συμπεριλάβετε τα είδη από το σπίτι, όπως τα απολυμαντικά μαντηλάκια, το αγαπημένο σας είδος τσαγιού, ένα φλιτζάνι καφέ για το σπίτι τους ή ένα βιβλίο για το πώς να εργάζεστε εξ αποστάσεως.

2 - Βοηθήστε τους να δημιουργήσουν το σπίτι τους

Τα έξοδα γραφείου, όπως γραφεία, καρέκλες, χαρτικά και εκτυπωτές, βοηθούν τους εργαζόμενους να είναι πιο παραγωγικοί και τα εργαλεία αυτά πρέπει να παρέχονται στους απομακρυσμένους εργαζόμενους.

Ορίστε τους υπαλλήλους για επιτυχία, επιτρέποντάς τους να αγοράσουν τα απομακρυσμένα βασικά της εργασίας που χρειάζονται για να εξασφαλίσουν ότι ο σταθμός εργασίας τους είναι άνετος και εργάζεται για αυτούς. Ενώ οι κάρτες δώρων Amazon είναι ο ευκολότερος τρόπος για να επιτευχθεί αυτό, μπορείτε επίσης να αναζητήσετε τοπικούς παρόχους (για παράδειγμα: Staples ή Best Buy στον Καναδά) για να παρέχουν στους υπαλλήλους ειδική χρηματοδότηση για τα τοπικά γραφεία.

3 - Ξεκινήστε ένα απομακρυσμένο πρόγραμμα προσέλκυσης φίλων

Μια κοινή προσέγγιση για την ομαδική στελέχωση των γραφείων είναι ένα πρόγραμμα "buddy", όπου ένας πιο έμπειρος υπάλληλος παίρνει το νέο άτομο έξω για καφέ ή μεσημεριανό γεύμα. Με την τηλεδιάσκεψη, μπορείτε να το κάνετε αυτό ψηφιακά! Ρυθμίστε τους νέους υπαλλήλους σας με έναν φίλο. Ενθαρρύνετε τους να έχουν εικονικό καφέ ή μεσημεριανό μαζί τους σε εβδομαδιαία βάση για 6-8 εβδομάδες. Ενθαρρύνετε τους φίλους να απενεργοποιήσουν τις ειδοποιήσεις και να βεβαιωθείτε ότι η τηλεδιάσκεψη είναι σε πλήρη οθόνη, ώστε να μην μπουν στον πειρασμό από μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή χαλαρά μηνύματα που έρχονται. Οι φίλοι πρέπει να είναι πλήρως παρόντες για να διασφαλίσουν ότι οι νέοι σας θα αισθάνονται ευπρόσδεκτοι.

4 - Υποδοχή ψηφιακού νέου χαιρετισμού

Έχοντας έναν κοινό χώρο όπου οι άνθρωποι έχουν την ευκαιρία να πέσουν και να εισαχθούν στο νέο μίσθωμα είναι εξαιρετικά σημαντικό. Ένα μήνυμα ευρείας χαλάρωσης της εταιρείας ή ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου απλά δεν θα το κόψει κατά τη διάρκεια μιας απομακρυσμένης διαδικασίας επιβίβασης. Όταν οδηγώ ταλέντο στο Rangle την ομάδα μου και θα περπατούσα σε όλο το γραφείο και θα εισήγαγαν νέες προσλήψεις σε κάθε άτομο στην ομάδα. Όταν θα οδηγήσω το ταλέντο στο League, θα εισαγάγαμε νέους ανθρώπους κατά τη διάρκεια όλων των χεριών μας, όπου θα έπαιζαν και θα μοιραζόταν το κομμάτι τους μαζί με ένα εκπληκτικό γεγονός γι 'αυτούς. Και οι δύο αποδείχτηκαν ένας πολύ καλός τρόπος για να κάνουν τους λαούς να αισθάνονται ευπρόσδεκτοι, καθώς και ειδικά την πρώτη τους μέρα. Μπορείτε να δημιουργήσετε αυτό με τη φιλοξενία ενός ψηφιακού καλωσορίσματος νέας μίσθωσης, όπου οι άνθρωποι σε όλη την επιχείρησή σας προχωρούν σε κλήση με ζουμ ομάδας και η νέα μίσθωση γίνεται να παρουσιαστεί και να συναντηθεί με όλους τους άλλους.

Κρατήστε τον ενθουσιασμό

Η τεχνολογία έχει διευκολύνει περισσότερο από ποτέ την οικοδόμηση του πολιτισμού και της κοινότητας, ακόμη και αν δεν βρίσκεστε στο ίδιο δωμάτιο. Το Slack είναι ένα μεγάλο εργαλείο επικοινωνίας και ένα μεγάλο πλεονέκτημα είναι η δυνατότητα δημιουργίας καναλιών. Θα πρέπει να δημιουργήσετε δύο κανάλια για την ομάδα σας:

  • Ένα νέο κανάλι μίσθωσης, όπου όλες οι νέες προσλήψεις μπορούν να αναπτύξουν ψηφιακές «ομάδες». Κατάργηση ατόμων από αυτό το κανάλι κατά την επετειακή τους επέτειο με την εταιρεία.
  • Ένα κανάλι απομακρυσμένης ομάδας εργασίας που είναι για τους ανθρώπους να μοιράζονται δροσερά πράγματα για την απομακρυσμένη εργασία τους, όπως η ρύθμιση του γραφείου τους, συμβουλές για παραγωγικότητα, οικογενειακές στιγμές και πολλά άλλα. Αυτό το κανάλι είναι ιδανικό για συμβουλές εργασίας και επίσης βοηθά στην αποφυγή της απομόνωσης που μπορεί να συμβεί όταν οι άνθρωποι εργάζονται απομακρυσμένα (ειδικά αν δεν το έχουν κάνει ποτέ πριν).

Ένας πολύ καλός τρόπος για να δημιουργηθεί μια αίσθηση ομάδας με μια υγιή ζωή χωρίς εργασία για μακροπρόθεσμα είναι η ενθάρρυνση των εργαζομένων να συνεργαστούν ψηφιακά μέσω ομαδικών βιντεοκλήσεων. Θα μπορούσατε επίσης, εάν το επιτρέψετε ο προϋπολογισμός, να φιλοξενήσετε ένα πάρτι ψηφιακής πίτσας και να παραδώσετε πίτσα σε σπίτια των λαών για να γιορτάσετε μια νέα προσλαμβάνει την πρώτη μέρα. Εάν οι προϋπολογισμοί δεν υπάρχουν ακόμα και όλοι διανέμονται σε όλο τον κόσμο, τότε βεβαιωθείτε ότι οι υπάλληλοί σας γνωρίζουν την αξία και τη σημασία της σύνδεσης με τους φίλους, την οικογένεια και άλλους αγαπημένους τους ψηφιακά. Θα τους βοηθήσει να αισθάνονται εκπληρωμένοι στη ζωή, που μπορεί να σημαίνει μόνο καλύτερα για εσάς ως εργοδότη τους. Η εργασία εξ αποστάσεως μπορεί να απομονωθεί και καθώς το Covid-19 συνεχίζει να μας προκαλεί ως ηγέτες, θα πρέπει να κάνουμε προσαρμογές στον τρόπο εργασίας μας για να εξασφαλίσουμε ότι κάθε εμπειρία των εργαζομένων είναι ακόμα καλή.

Τι μοιάζει με την εμπειρία απομακρυσμένης νέας μίσθωσης; Μοιραστείτε τι κάνετε για να το κάνετε νικηφόρο για νέους ανθρώπους που συμμετέχουν στην ομάδα σας στα παρακάτω σχόλια.

Μείνετε ασφαλείς + ευτυχής πρόσληψη!

PS: Στο Bloom, υποστηρίζουμε εταιρείες που δεν είναι έτοιμες για επικεφαλής ταλέντων πλήρους απασχόλησης, αλλά χρειάζονται την ηγεσία σε προσωρινή βάση. Κάνουμε το νευρικό-αμμώδες θεμελιώδες έργο, όπως την εφαρμογή των καλύτερων τεχνολογιών, των εργαλείων και των διαδικασιών που εμπλουτίζονται με τις αξίες του οργανισμού σας. Αν ψάχνετε για το παιχνίδι του ταλέντου σας αλλά δεν είστε έτοιμοι για μίσθωση πλήρους απασχόλησης, έρθετε σε επαφή!