Πώς θα προετοιμαστούν οι νεοσύστατες εταιρείες για την πανδημία COVID-19 του Coronavirus;

Η παγκόσμια επέκταση του κορωναϊού COVID-19 επιταχύνθηκε την περασμένη εβδομάδα. Ο Παγκόσμιος Οργανισμός Υγείας (ΠΟΥ) και το CDC των ΗΠΑ έχουν συστήσει προετοιμασίες για την άφιξη της επιδημίας κοροναϊού στις περισσότερες χώρες του κόσμου. Το ερώτημα φαίνεται να είναι πότε και όχι εάν θα συμβεί.

Δεν υπάρχει κανένας λόγος για πανικό, αλλά οι άνθρωποι και οι επιχειρήσεις - συμπεριλαμβανομένων των νεοσύστατων επιχειρήσεων - πρέπει να σχεδιάσουν τις πιθανές επιπτώσεις μιας πανδημίας. Εδώ προτείνω κάποιες ενέργειες που πρέπει να λάβουν οι νεοσύστατες επιχειρήσεις σε αυτήν την προετοιμασία.

Οι μεγαλύτερες αναμενόμενες χρονικές διαταραχές για τις επιχειρήσεις φαίνεται να είναι χρονικές θραύσεις των αλυσίδων εφοδιασμού για φυσικά προϊόντα (κάτι που συμβαίνει ήδη σε ορισμένους τομείς) και εξαναγκαστικό κλείσιμο των δημόσιων χώρων, συμπεριλαμβανομένων των χώρων εργασίας.

Με βάση αυτά, σας συνιστώ να προετοιμάσετε τα προγράμματα εκκίνησης για την εκκίνηση, εάν δεν τα έχετε ήδη, τα οποία παρέχουν χάρτες πορείας για το πώς θα συνεχίσετε να εργάζεστε αν το μεγαλύτερο μέρος του εργατικού δυναμικού σας πρέπει να λειτουργεί απομακρυσμένα και μόνο τα σκελετικά συνεργεία μπορούν να εργάζονται επιτόπου. Εάν έχετε ήδη σχέδια, η επανεξέτασή τους για αυτή την κατάσταση είναι μια καλή ιδέα.

Το σχέδιό σας θα πρέπει να περιλαμβάνει τουλάχιστον τρεις βασικούς τομείς: 1) απομακρυσμένη εργασία, 2) πρωτόκολλα επικοινωνίας και 3) κεντρικό σχέδιο δημιουργίας αντιγράφων εργασιών. Επιτρέψτε μου να εξηγήσω τον καθένα από αυτούς.

Για το πρώτο σημείο, πρέπει να υποθέσετε ότι το σύνολο ή το μεγαλύτερο μέρος της ομάδας σας μπορεί να χρειαστεί να εργαστεί εξ αποστάσεως, πιθανόν από τα σπίτια τους, σε περίπτωση αρχών περιορίζει τους ανθρώπους από δημόσιους χώρους, απαγορεύει τη χρήση χώρων εργασίας, κλείνει δημόσιες συγκοινωνίες ή άλλα παρόμοια μέτρα. Επίσης, μερικοί από τους συνεργάτες σας μπορεί να πάσχουν ήπια ή να ανησυχούν για τη μετάβαση σε γραφεία όπου συγκεντρώνονται πολλοί άνθρωποι. Πιθανές περισσότερες νεοσύστατες εταιρείες τεχνολογίας είναι έτοιμες για απομακρυσμένη εργασία και πολλοί ήδη προσφέρουν προγράμματα γραφείων στο σπίτι, ωστόσο, πρέπει να σχεδιάσετε το 100% της ομάδας να αναγκαστεί να εργαστεί με αυτόν τον τρόπο για μερικές εβδομάδες.

Για παράδειγμα, μία από τις νεοσύστατες εταιρίες μας - Sirena - προσφέρει ένα εργαλείο για την απλοποίηση της επικοινωνίας WhatsApp μεταξύ των εταιρειών και των πελατών τους. Η ενσωμάτωση της λύσης της Sirena επιτρέπει την εκκίνηση για τη διαχείριση αυτής της επικοινωνίας από πολλά μέλη της ομάδας σε απομακρυσμένες τοποθεσίες.

Σχετικά με το δεύτερο σημείο, η εκκίνηση πρέπει να έχει πρωτόκολλα επικοινωνίας που καθίστανται πιθανά μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή chat εργαλεία που επιτρέπουν τη διατήρηση της επικοινωνίας στην οργάνωση που λειτουργεί κανονικά, ειδικά σε καταστάσεις έκτακτης ανάγκης ή κρίσιμες καταστάσεις. Πρέπει να σχεδιαστούν σαφείς χάρτες για το ποιος και πώς να επικοινωνούν τα κρίσιμα μηνύματα, επομένως οι επικοινωνίες είναι γρήγορες και αποδοτικές και κανείς δεν έχει χαθεί.

Τέλος, πρέπει να δημιουργήσετε σχέδια αντιγράφων ασφαλείας για κρίσιμες θέσεις, προσδιορίζοντας ποιος πρέπει να συνεχίσει να διαχειρίζεται βασικές διαδικασίες σε περίπτωση που τα μέλη της ομάδας αναγκάζονται να εργαστούν για κάποιο χρονικό διάστημα λόγω του ιού. Εάν οι ασθενείς αρρωσταίνουν σοβαρά, ενδέχεται να χρειάζονται επείγουσα ιατρική φροντίδα και τότε ίσως να μην έχετε χρόνο για ομαλές μεταβάσεις εάν δεν είχαν προγραμματιστεί εκ των προτέρων.

Μπορείτε να διαβάσετε περισσότερα σχετικά με τα σχέδια συνέχειας της επιχείρησης σε αυτό το άρθρο από την Επισκόπηση Επιχειρήσεων του Χάρβαρντ.

Μια πανδημία μπορεί να έχει αρνητικές οικονομικές επιπτώσεις στην επιχείρησή σας. Για παράδειγμα, ορισμένες επιχειρήσεις ενδέχεται να παρουσιάσουν προσωρινή πτώση της ζήτησης, ειδικά εάν εξαρτώνται από τους καταναλωτές που επισκέπτονται δημόσιους χώρους. Προκαταρκτικά στοιχεία από την Κίνα δείχνουν δραματικές μειώσεις στις καταναλωτικές δαπάνες (αν και το ηλεκτρονικό εμπόριο φαίνεται να έχει κάποια θετική αύξηση). Μερικοί από εμάς βιώσαμε το ξέσπασμα του H1N1 στο Μεξικό το 2009 (το οποίο ήταν πολύ πιο ήπιο από αυτό) και δεν ήταν μια όμορφη εικόνα για πολλές επιχειρήσεις καθώς οι καταναλωτές αρχικά δεν μπορούσαν να βγουν ή να πάνε για ψώνια και αργότερα δεν ήταν βέβαιοι να το κάνουν για λίγο.

Επίσης, σχέδιο για διαταραχές του εφοδιασμού εάν έχετε φυσικά προϊόντα. Η αύξηση των αποθεμάτων σας σε περίπτωση που αναμένετε διακοπή της προσφοράς σας μπορεί να είναι καλό σχέδιο. Φυσικά, αυτό θα μπορούσε να έχει συνέπειες ρευστότητας μετρητών για να εξετάσει.

Δεν είναι καιρός να πανικοβληθούμε, αλλά ο χρόνος για την προετοιμασία. Εάν τα ισχύοντα μέτρα από τις χώρες του κόσμου είναι αποτελεσματικά, ίσως να μην παρατηρήσουμε αρνητικές επιπτώσεις και τα σχέδιά σας δεν θα ενεργοποιηθούν. Εάν η πανδημία επεκταθεί, τότε θα είστε καλύτερα προετοιμασμένοι.

Ας ελπίσουμε και να εργαστούμε για μια ελάχιστη επίδραση στο ανθρώπινο και επιχειρησιακό κόστος αυτής της (όχι ακόμα) πανδημίας!

Αυτό το άρθρο δημοσιεύτηκε αρχικά στο blog μου.